Binnen vzw De Vierklaver worden diverse persoonsgegevens van u verzameld en vastgelegd in het (elektronische) cliëntendossier. Dit is noodzakelijk om dienstverlening aan u mogelijk te maken. Vzw De Vierklaver vindt het belangrijk dat uw privacy wordt gerespecteerd en verbindt zich als verwerkingsverantwoordelijke ertoe alle nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen en de doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens te bepalen. 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.  

Dit document is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de Gegevensbeschermingswet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Vanzelfsprekend is de toepasselijke wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan onderstaande informatie. Vzw De Vierklaver kan onderhavige privacyverklaring dan ook ten allen tijde aanpassen. 
 
1) Toepassingsgebied 

Deze verklaring is van toepassing binnen De Vierklaver en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van: 

• (kandidaat- en ex-) Cliënten/bewoners/deelnemers 

• hun wettelijke vertegenwoordiger(s) 

• hun netwerk (bijvoorbeeld het gezin, familie en vrienden),  

• hun netwerk van professionelen (bijvoorbeeld huisarts, CLB, kinesist(e) …) 

• derden zoals bv. leveranciers, elkeen die contact opneemt met ons (bv. via een contactformulier op de website), gebruikers website … 

Deze personen zullen samen de ‘Betrokkene’ genoemd worden. 

2) Verantwoordelijken 

Het Bestuursorgaan van Vzw De Vierklaver is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens. 

In Vzw De Vierklaver is een aanspreekpunt dataveiligheid aangeduid, te contacteren via privacy@de-vierklaver.be. 

Het aanspreekpunt dataveiligheid en het bestuursorgaan doen voor advies en ondersteuning een beroep op de data protection officer (DPO) van de koepelorganisatie Tabor Deeldienst, te contacteren via dpo@tabor.be. 

3) Toepasselijke wet- en regelgeving 

Het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens is: 

• de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG, hierna de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of de ‘AVG’ genoemd, 

• de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens, hierna de ‘Gegevensbeschermingswet’ of de ‘GBW’ genoemd; 

• de CAO nr. 68 van de Nationale Arbeidsraad, gesloten op 16 juni 1998, betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers t.o.v. de camerabewaking op de werkplaats en de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s, hierna samen de ‘Camerawet’ genoemd; 

• alle toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens. 

4) Begripsomschrijvingen 

• Persoonsgegevens: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ( de ‘Betrokkene’) zoals ook gedefinieerd in artikel 4,1 AVG; 

• Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; 

• Gevoelige persoonsgegevens : gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens m.o.o. de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens m.b.t. iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, of gegevens betreffende verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijke of bestuurlijke veroordelingen en strafbare feiten, zoals ook gedefinieerd in artikel 9,1 AVG en artikel 10 AVG; 

• Verwerking van persoonsgegevens: alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bewaren, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens, zoals ook gedefinieerd in artikel 4,2 AVG; 

• Derde: elke persoon die geen cliënt of medewerker/vrijwilliger is van De Vierklaver; 

• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens. 

• Verwerkersovereenkomst: regelt de verantwoordelijkheden wanneer De Vierklaver voor de verwerking van uw persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie. 

• Camerabewaking: elk bewakingssysteem met 1 of meer camera’s dat ertoe strekt om bepaalde plaatsen of activiteiten op de locatie van Vzw De Vierklaver te bewaken vanuit een punt dat zich geografisch op een afstand van die plaatsen of activiteiten bevindt met of zonder het oog op bewaring van de beeldgegevens die het inzamelt en overbrengt. 

5) Waarom verwerken wij persoonsgegevens? 

De persoonsgegevens worden op een zorgvuldige wijze door De Vierklaver verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden: 

• om de aanmelding van de kandidaat cliënt te verwerken; 
• om overeenkomsten met de cliënt te sluiten; 
• om de zorg en ondersteuning te bieden;
• om de verleende zorg en ondersteuning financieel af te handelen;
• om de relatie met de cliënt te onderhouden;
• voor statistische en communicatieve doeleinden. 

We garanderen dat we uw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze verwerken en niet voor andere doeleinden zullen gebruiken. 

De persoonsgegevens van derden worden op een zorgvuldige wijze door vzw De Vierklaver verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden: 

• het afsluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
• het behandelen van vragen; 
• het behandelen van klachten;
• andere communicatieve doeleinden; 

6) Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, identiteitskaartnummer, adres, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssamenstelling 

• Het rijksregisternummer 

• Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de cliënt 

• Financiële en administratieve gegevens met betrekking tot de dienstverlening en facturatie: rekeningnummer, het lidmaatschap van het ziekenfonds, gegevens betreffende verzekeringen, gegevens betreffende kinderbijslagfonds, pincode elektronische identiteitskaart, VAPH-nummer 

• Psycho-agogische gegevens 

• Medische, paramedische en verpleegkundige gegevens 

• Foto’s 

• Beeldmateriaal: Voor het maken en gebruiken van gericht beeldmateriaal vragen en respecteren we de specifieke toestemmingen van de medewerker/cliënt/bewoner/deelnemer. Beelden van de bewakingscamera’s mogen uitsluitend in real time worden bekeken om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij misdrijven, schade, overlast op verstoring van de openbare orde. Beeldopnames van bewakingscamera’s mogen uitsluitend worden gemaakt om bewijzen te verzamelen van misdrijven, overlast of schade en ook om daders, verstoorders van de openbare orde, getuigen of slachtoffers op te sporen en te identificeren.   

• Alle andere gegevens opgelegd door de wet 

Bovenstaande lijst is niet limitatief. 

 
Gevoelige persoonsgegevens gebruiken we enkel als: 

• indien dit nodig is voor de uitvoering van de in punt 5 beschreven doeleinden én je hiervoor je uitdrukkelijke toestemming geeft, of 

• verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door de cliënt openbaar zijn gemaakt, of indien dit noodzakelijk is 

1. ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene 
2. om redenen van zwaarwegend algemeen belang, 
3. met het oog op de uitvoering van verplichtingen op het gebied van het arbeidsrecht en het sociale zekerheids- en sociale beschermingsrecht, 
4. voor het verstrekken van gezondheidszorg of sociale diensten of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels en –diensten, 
5. om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid. 

 
7) Hoe verkrijgen wij de persoonsgegevens? 

De persoonsgegevens van (kandidaat- en ex-) cliënten/bewoners/deelnemers kunnen uit verschillende bronnen ingezameld worden, namelijk: 

• Gegevens verkregen bij de Betrokkene 

• Gegevens verkregen uit andere bronnen zoals personen uit uw netwerk, gerechtelijke instanties, VAPH, andere voorzieningen, … 

• Beeldopnames van de bewakingscamera’s. 

De persoonsgegevens van derden kunnen uit verschillende bronnen ingezameld worden, namelijk: 

• gegevens verkregen bij Betrokkene zelf 

• gegevens verkregen via de formulieren op onze website 

• beeldopnames van de bewakingscamera’s. 

De persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren verkregen worden nl. via de telefoon, e-mail, post, contactformulier op de website, digitale databestanden of mondeling. 
  

8) Juridische grondslag van de verwerking 

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien: 

1. Betrokkene zijn ondubbelzinnige, uitdrukkelijke, vrije en geïnformeerde toestemming voor de verwerking heeft verleend (artikel 6.1, a) AVG); 
2. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de cliënt partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de cliënt en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst (artikel 6.1, b) AVG); 
3. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan De Vierklaver onderworpen is (artikel 6.1, c) AVG); 
4. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de cliënt (artikel 6.1, d) AVG); 
5. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van De Vierklaver of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de cliënt, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert (artikel 6.1, f) AVG). 
     

9) Verstrekking van persoonsgegevens 

Persoonsgegevens worden verstrekt aan de medewerkers van De Vierklaver en door hen verwerkt in het kader van hun taakuitoefening en in overstemming met de in punt 5 vermelde doeleinden. 

De persoonsgegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien zulks noodzakelijk is voor uitvoering van de in punt 5 beschreven doeleinden en/of indien zulks noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift. 

Als er geen noodzaak is, zoals genoemd in het vorige alinea, is toestemming van de cliënt vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 

10) Het bewaren van persoonsgegevens 

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en/of voor de naleving van de wet- en regelgeving. 

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften gelden, te rekenen vanaf het einde van de dienstverlening, voor de persoonsgegevens, volgende bewaartermijnen: 

• Cliëntdossier: sociaal-agogisch: 10 jaar na beëindigen van de IDO 

• Cliëntdossier: administratief-financieel: 10 jaar 

• Cliëntdossier: medisch: 30 jaar na beëindigen van de IDO 

• Verzekeringsdossiers m.b.t. cliënten: 10 jaar 

Indien de overeengekomen of wettelijke bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit de bestanden verwijderd en vernietigd. 

Beelden van bewakingscamera’s worden maximaal 1 maand (of 3 maanden voor de risicoplaatsen bepaald door het koninklijk besluit van 6/12/2018) bewaard. 

 
11) Beveiliging van de persoonsgegevens 

Vzw De Vierklaver treft alle nodige technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. 

Zo hebben wij onder andere de volgende maatregelen genomen: 

• Wij maken back-ups van de servers en Office 365 data; 

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; 

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens. 

12) Uw rechten omtrent uw gegevens 

Betrokkenen van wie de gegevens worden verwerkt, hebben de volgende rechten (artikel 12-23 AVG): 

• Recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom De Vierklaver die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden. 

• Recht op inzage: U heeft het recht de persoonsgegevens die van u worden verwerkt in te zien. 

• Recht op rectificatie en aanvulling: Indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens. 

• Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om te vragen minder gegevens te laten verwerken. 

• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar u de toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, heeft u het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen. 

• Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om persoonsgegevens over te dragen. 

• Recht op bezwaar: Indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten. 

Om gebruik te maken van uw rechten kan u een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De Vierklaver  heeft een maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zullen wij uw verzoek uitvoeren en hierover informeren, of zullen wij aangegeven waarom we geen gehoor geven aan uw verzoek. 

In bepaalde en uitzonderlijke gevallen kunnen wij dus weigeren om gehoor te geven aan uw verzoek. Dit kan bijvoorbeeld wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. 

U kan ons  op volgende manier contacteren: 

• Via de post: vzw De Vierklaver, t.a.v. ortho-agoog of maatschappelijk assistent, Haarkenstraat 32a – 9850 Landegem 

• Via e-mail: secretariaat@de-vierklaver.be 

Wil je inzage ter plekke in het cliëntdossier: dan kan je een afspraak maken en wordt ter plekke uw identiteit vastgesteld. 

Wil je info omtrent het cliëntdossier opgestuurd krijgen: Dan willen wij uw identiteit controleren door middel van een kopie van je identiteitskaart, rijbewijs of ander identiteitsbewijs mee te sturen met uw aanvraag. Indien u een kopie meestuurt van uw identiteitskaart raden we u sterk aan om daarbij het rijksregisternummer onzichtbaar te maken. De organisatie vernietigt deze na 6 maanden. 
 
13) Klacht 

U kan contact met ons opnemen als u een klacht hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan of gebruiken. We zullen er alles aan doen om klachten op te lossen, maar als u niet tevreden bent met onze reactie, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de nationale dienst voor gegevensbescherming.  

Betrokkene kan vzw De Vierklaver op volgende manier contacteren: 

• via e-mail: privacy@de-vierklaver.be 

• via de post: t.a.v Algemeen Directeur en DPO, Haarkenstraat 32a – 9850 Landegem 

U kan de Gegevensbeschermingsautoriteit contacteren via volgende link:   

 https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen 

14) Wijziging privacyverklaring 

We kunnen deze verklaring ten allen tijde aanpassen. Belangrijke wijzigingen maken we kenbaar via de website. 

Laatst bijgewerkt: 30 juni 2026

Disclaimer: Dit document is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de privacywet en de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document. 

Deze Cookieverklaring is van toepassing op de website www.de-vierklaver.be.
Deze website is eigendom van vzw De Vierklaver

Contactgegevens:

Vzw De Vierklaver
Haarkenstraat 32a
9850 Nevele
T: 09 321 91 21
Mail: secretariaat@de-vierklaver.be
Ondernemingsnummer: 0436 015 889

Door de toegang tot en het gebruik van de website verklaart u zich uitdrukkelijk akkoord met de volgende algemene voorwaarden. Het gebruik van cookies door onze organisatie kadert binnen ons algemene beleid met betrekking tot de bescherming van jouw privacy en de verwerking van jouw persoonsgegevens. Verdere informatie hierover, en een overzicht van jouw rechten in dit verband, vind je in onze privacyverklaring.

1. Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website tijdelijk of permanent wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren, vervolledigen en personaliseren.

2. Waarom gebruiken we cookies?

2.1    Noodzakelijke & functionele cookies

De noodzakelijke cookies zijn onmisbaar om de website te kunnen bezoeken en om bepaalde onderdelen ervan te kunnen gebruiken. Deze cookies laten je bijvoorbeeld toe om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van de website, of om formulieren in te vullen. Deze cookies zijn ingesteld wanneer je een formulier verstuurt, inlogt of communiceert met de website op een andere manier dan door te klikken op een hyperlink.

De functionele cookies zijn de cookies die het functioneren van de website vergemakkelijken en aangenamer maken en er voor zorgen dat je een meer gepersonaliseerde surfervaring krijgt. Het zijn bijvoorbeeld de cookies die jouw taalvoorkeur onthouden, evenals de cookies die bijhouden of je reeds gevraagd werd om deel te nemen aan een enquête zodat je niet telkens opnieuw dezelfde enquête wordt voorgelegd.

2.2    Analytische cookies

Dit zijn cookies die tot doel hebben om informatie te verzamelen over de manier waarop bezoekers de website gebruiken, zoals informatie aangaande de bezochte pagina’s of het aantal weergegeven foutmeldingen, teneinde het gebruik van de website te analyseren en te optimaliseren.

3. Welke cookies gebruiken we?

Hieronder vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken op onze website. Toekomstige cookies gebruikt op de website zullen van tijd tot tijd worden aangevuld in het overzicht hieronder.

3.1    Noodzakelijke & functionele cookies

3.2    Analytische cookies

Google analytics

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse‐service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP‐adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website‐activiteit op te stellen voor website‐exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website‐activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP‐adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

4. Beheer of verwijderen van cookies

Als je ervoor kiest om niet herkend te worden, kan je via jouw Internet browser cookies van de harde schijf van jouw computer wissen, alle cookies blokkeren of ervoor kiezen een waarschuwing te krijgen voordat cookies worden opgeslagen.

Indien je liever geen cookies op jouw computer wil toelaten, vind je in alle gebruikelijke browsers een optie om deze cookies uit te schakelen. In dat geval kan het mogelijk zijn dat je van sommige diensten op de website geen gebruik kan maken. Meer informatie per browser kan je hier vinden:

• Internet Explorer:
  https://support.microsoft.com/nl-nl/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
• Safari:
  https://support.apple.com/nl-nl/HT204098
• Chrome:
  https://support.google.com/chrome/answer/95647
• Firefox:
  https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uitschakelen-websites-voorkeuren
• Opera:
  https://help.opera.com/en/?s=cookies&product=latest